Η μισθοδοσία δεν ξεκινά την ημέρα που γίνεται ο υπολογισμός. Ξεκινά από τη στιγμή που η επιχείρηση προσλαμβάνει έναν εργαζόμενο και συνεχίζεται με κάθε μεταβολή που αφορά τον χρόνο εργασίας και την εργασιακή του κατάσταση.

Οι αλλαγές που πρέπει να καταγράφονται έγκαιρα

Μια πληροφορία που λείπει ή φτάνει αργά μπορεί να δημιουργήσει καθυστερήσεις και επιπλέον επικοινωνία. Οι βασικές μεταβολές που χρειάζονται σταθερή διαδικασία είναι:

• Άδειες: το είδος της άδειας, οι ημερομηνίες και οι εργαζόμενοι που αφορά.
• Μεταβολές ωραρίου: η περίοδος της αλλαγής και οι νέες ώρες προσέλευσης και αποχώρησης.
• Προσλήψεις: τα απαραίτητα προσωπικά, ασφαλιστικά και εργασιακά στοιχεία του νέου εργαζομένου.
• Αποχωρήσεις: το είδος και η ημερομηνία αποχώρησης, ώστε να ξεκινήσει έγκαιρα η σωστή διαδικασία.

Γιατί τα διάσπαρτα μηνύματα δημιουργούν πρόβλημα

Όταν οι αλλαγές στέλνονται άλλοτε με email, άλλοτε τηλεφωνικά και άλλοτε με ένα μήνυμα, η συνολική εικόνα χάνεται εύκολα. Η επιχείρηση δεν γνωρίζει πάντα τι έχει ήδη στείλει και η ομάδα μισθοδοσίας χρειάζεται να συνδυάσει πληροφορίες από διαφορετικά σημεία.

Μία κοινή διαδικασία μειώνει τις παραλείψεις. Ο εργοδότης γνωρίζει πού καταχωρίζει κάθε αλλαγή και το λογιστικό γραφείο παραλαμβάνει τα στοιχεία με σταθερή δομή.

Τι μπορεί να δηλώσει μέσα από το Customer Portal

Οι πελάτες της OlaEnTaxis μπορούν να διαχειρίζονται τις βασικές ενημερώσεις προσωπικού από ένα σημείο:

• Να υποβάλουν άδειες για έναν ή περισσότερους ενεργούς εργαζομένους, επιλέγοντας τύπο άδειας και ημερομηνίες.
• Να δηλώνουν μεταβολές ωραρίου με την περίοδο και τις νέες ώρες εργασίας.
• Να συμπληρώνουν οργανωμένα τα στοιχεία μιας νέας πρόσληψης.
• Να ενημερώνουν για αποχωρήσεις εργαζομένων με τα στοιχεία που χρειάζεται η ομάδα μας.

Κάθε υποβολή παραμένει στο ιστορικό μαζί με την κατάστασή της. Έτσι, η επιχείρηση έχει καθαρή εικόνα για το τι έχει σταλεί, ενώ η ομάδα μισθοδοσίας της OlaEnTaxis παραλαμβάνει οργανωμένα τα στοιχεία και χειρίζεται κάθε περίπτωση.

Τι κερδίζει ο εργοδότης

• Λιγότερα τηλεφωνήματα και επαναλαμβανόμενα email.
• Μικρότερη πιθανότητα να ξεχαστεί μια σημαντική πληροφορία.
• Ιστορικό των αιτημάτων και κοινή εικόνα με το λογιστικό γραφείο.
• Πιο γρήγορη διαχείριση, επειδή τα απαραίτητα στοιχεία έχουν δοθεί από την αρχή.

Μια πρακτική ρουτίνα για κάθε μήνα

1. Ορίστε ποιος είναι υπεύθυνος για τις ενημερώσεις προσωπικού.
2. Καταχωρίζετε κάθε μεταβολή όταν συμβαίνει και όχι όλες μαζί στο τέλος του μήνα.
3. Ελέγχετε ότι οι ημερομηνίες και οι εργαζόμενοι έχουν δηλωθεί σωστά.
4. Χρησιμοποιείτε το ιστορικό για να επιβεβαιώνετε τι έχει ήδη αποσταλεί.

Η καλή διαχείριση προσωπικού δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Χρειάζεται έναν ξεκάθαρο τρόπο επικοινωνίας και την έγκαιρη καταγραφή των αλλαγών που επηρεάζουν τη μισθοδοσία.